Frais de transport domicile - lieu de travail

Mars 2022 -

Pour les salariés utilisant les transports en commun, l’employeur a l’obligation de prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements de transports pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Mais qu’en est-il si le salarié utilise son véhicule personnel ? Dans cette situation, l’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés.

Il peut néanmoins prendre en charge les frais inhérents au trajet domicile-lieu de travail en lui versant soit :

une « prime de transport » correspondant à la prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène,
soit une indemnité kilométrique pour voiture ou deux-roues à moteur.

Prime de transport :

Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prime de transport doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche. En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir le versement de la prime de transport par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe.

Si l’employeur (de droit privé ou de droit public) la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.

Le salarié peut prétendre à la prime de transport si :

sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains ;
l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d'horaires de travail particuliers ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport.

La prise en charge n’est pas prévue si :

le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service) ;
le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction) ;
l’employeur assure gratuitement le transport du salarié.

L’exonération de cotisations est admise dans la limite annuelle de 200 € par salarié pour les frais de carburant et dans la limite de 500 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.

Aucun justificatif de dépenses de carburant n’est exigé lorsque la prise en charge par l’employeur n’excède pas ces limites.

Indemnité kilométrique :

Lorsque l'employeur prend en charge tout ou partie des frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail sous la forme d’une indemnité kilométrique, il doit être en mesure de produire en cas de contrôle les justificatifs relatifs :

au moyen de transport utilisé par le salarié ;
à la distance séparant le domicile du lieu de travail ;
à la puissance fiscale du véhicule ;
au nombre de trajets effectués chaque mois.

L’exonération du versement de la prime de transport peut se cumuler avec l’exclusion d’assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques par l’employeur dès lors que les conditions de chaque dispositif sont respectées.

Cependant, le montant total exclu de l’assiette des cotisations ne peut excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.

Ex : pour un salarié qui engage 350 € de frais de carburant par an, l’employeur peut opter, soit pour un versement de 350 € d’indemnités kilométriques, soit le versement d’une prime de transport de 200 € au titre des frais de carburant et d’un complément d’indemnités kilométriques de 150 €.